Các bước cơ bản để thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ

[bactran]

Chuyện gì xảy ra nếu bạn được yêu cầu thiết lập một bộ phận Kiểm Toán Nội Bộ? Chắc hẳn bạn sẽ gặp ít nhiều khó khăn với tình huống như vậy. Những thông tin sau đây sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề.
Quy trình cơ bản để thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ:
Bước 1: Thành lập bộ phận Kiểm Toán Nội BộThành lập bộ phận Kiểm Toán Nội Bộ với các hoạt động cụ thể, đồng thời nhận thức rõ khái niệm về kiểm toán nội bộ và Hệ thống Chuẩn mực Quốc tế nghề Kiểm Toán Nội Bộ để làm quen với các yêu cầu công việc.
Bước 2: Phỏng vấn ban lãnh đạoPhỏng vấn lãnh đạo các bộ phận, Ban Giám Đốc, Trưởng Ban Kiểm Toán Nội Bộ để xây dựng niềm tin giữa các bên, đồng thời đảm bảo rằng ban lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn rõ nét về bộ phận Kiểm Toán Nội Bộ và làm rõ mong đợi của các bên. Tận dụng cơ hội này để tìm hiểu về nhận thức kinh doanh của ban lãnh đạo, từ đó rút ra những rủi ro tìm ẩn đối với doanh nghiệp trong khi vẫn chú trọng giải quyết các vấn đề đã xác định được. Phát triển một hệ thống phân loại thông tin, bao gồm ngày và tên người trả lời phỏng vấn để dễ dàng truy cứu về sau. Có rất nhiều khía cạnh cần phải xem xét để đưa ra một cơ cấu hay nguồn lực tối ưu cho hoạt động của Kiểm Toán Nội Bộ. Những người chịu trách nhiệm trên nên tham khảo thêm các hướng dẫn của IIA trong “The Role of Internal Auditing in Resourcing the Internal Audit Activity”
Bước 3: Xem lại điều lệ Ban Kiểm Toán Nội BộXây dựng và rà soát điều lệ Ban Kiểm Toán Nội Bộ. Tất nhiên, không có bản điều lệ mẫu nào có thể là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của một Ban Kiểm Toán Nội Bộ cụ thể, và cũng không phải hoạt động nào được ghi trong điều lệ mẫu cũng có thể phù hợp với mọi Ban Kiểm Toán Nội Bộ. Vì vậy, điều lệ Ban Kiểm Toán Nội Bộ phải được xây dựng dựa trên nhu cầu của mỗi Ban và các quy định liên quan.
Bước 4: Thấu hiểu nhu cầu của các mốc chuẩn theo đuổiThấu hiểu nhu cầu của các mốc chuẩn theo đuổi như chuẩn ngành, các nhóm chuyên biệt, các tổ chức có cùng quy mô…. Phỏng vấn ban quản trị để tìm hiểu đối tượng nào được họ xem như là những người dẫn trước và ai đang tụt lại phía sau trong thị trường ngách mà doanh nghiệp theo đuổi.
Bước 5: Rà soát lại các chính sách và thủ tụcThu nhận tài liệu và rà soát các chính sách và thủ tục của doanh nghiệp, đặc biệt là các chính sách liên quan đến trách nhiệm của ban quản trị trong việc kiểm soát doanh nghiệp.
Bước 6: Thảo luận về các vấn đề kiểm soátThảo luận với các kiểm toán viên độc lập về các vấn đề mở cũng như bảo mật mà họ đã xác định được trong quá trình rà soát.
Bước 7: Thiết lập hệ thống kiểm toánThiết lập hệ thống kiểm toán, bao gồm tất cả các đơn vị có thể kiểm tra.
Bước 8: Nắm rõ quy trình vận hành doanh nghiệpNắm rõ các quy trình vận hành chính của doanh nghiệp, phỏng vấn quản lý điều hành để tìm hiểu về các rủi ro có thể xảy ra.
Bước 9: Thiết lập công cụ đánh giá rủi roThiết lập công cụ đánh giá rủi ro cho doanh nghiệp, có thể là một công cụ đánh giá ở mức độ vĩ mô, bao gồm cả các yếu tố rủi ro bên trong và bên ngoài
Bước 10: Thiết lập điều lệ Kiểm Toán Nội BộThiết lập điều lệ Kiểm Toán Nội Bộ, đảm bảo rằng ban lãnh đạo và ban kiểm toán đã xem xét và chấp thuận. Những thông tin cần có trong bản điều lệ có thể xem thêm trong “International Professional Practices Framework (IPPF)”, “Establishing an Internal Audit Activity manual” và “Essentials: An Internal Audit Operations Manual”.
Bước 11: Xây dựng ngân sáchXây dựng ngân sách, bao gồm cả chi phí nhân lực và vận chuyển.
Bước 12: Xây dựng kế hoạch kiểm toánDựa trên kết quả đánh giá rủi ro đã thực hiện, xây dựng kế hoạch kiểm toán phù hợp. Số lượng công việc cần hoàn thành trong khoảng thời gian quy định (thường là 1 năm) tuỳ thuộc vào mức độ rủi ro đã đánh giá và nguồn lực của Kiểm Toán Nội Bộ. Bạn luôn cần phải chừa một khoảng thời gian trong kế hoạch để yêu cầu cung cấp tư liệu từ ban quản trị (thường là 10% thời gian).
Bước 13: Tuyển nhân sự và lên kế hoạch đào tạo Tuyển nhân sự và lên kế hoạch đào tạo, đảm bảo rằng nhân viên của bạn có đủ kiến thức liên quan đến các lĩnh vực có rủi ro mà bạn đã đánh giá. Bạn cũng có thể cân nhắc tiến hành thuê ngoài đối với một số hạng mục công việc trong kế hoạch đã đề ra.
Bước 14: Đảm bảo sự hợp tác toàn diệnĐảm bảo rằng lãnh đạo các phòng ban biết về hoạt động kiểm toán nội bộ và đã thông báo với tất cả các bộ phận nhằm tạo ra sự hợp tác toàn diện.
Bước 15: Thiết lập mối quan hệ công việc hiệu quảLàm việc với các lãnh đạo để xây dựng mối quan hệ công việc hiệu quả, đảm bảo rằng các hoạt động kiểm toán nội bộ được thông báo rộng rãi trong doanh nghiệp, đồng thời xây dựng phương pháp theo dõi các đề xuất hậu kiểm toán và cách thức đo lường hiệu quả.
Bước 16: Thiết lập chương trình đảm bảo chất lượng