Kimngan22
10-06-2020, 03:33 PM
Doanh nghiệp phải tiếp nhận nhiều cuộc gọi trong một ngày, việc quản lý thông tin khách hàng khó khăn hay quá trình chăm sóc khách hàng không đạt hiệu quả?. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã chọn lắp đặt tổng đài ảo thay thế cho tổng đài truyền thống giúp tối ưu chi phí, tiện lợi trong quá trình vận hành và sử dụng. Hơn thế nữa tổng đài ảo giúp quá trình chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả cao làm tăng doanh thu đáng kể cho doanh nghiệp.
Tổng đài truyền thống tồn tại trong nhiều thập kỷ, đã phổ biến và quá quen thuộc với nhiều doanh nghiệp. Để lắp đặt hệ thống tổng đài đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư chi phí cao và mỗi tháng trả cước gọi thoại quá mắc. Sau một thời gian sử dụng lại tốn thêm chi phí sửa chữa các thiết bị hư hỏng, bảo dưỡng để duy trì chất lượng vận hành.Việc lưu trữ thông tin khách hàng qua sổ sách hay file làm chậm quá trình truy xuất thông tin để biết được nhu cầu, lịch sử giao dịch trước đó của khách hàng. Doanh nghiệp nếu muốn kết nối các phòng ban, chi nhánh với nhau phải đi mạng lưới phức tạp cần nhiều chi phí và thời gian thực hiện. Với tổng đài truyền thống bắt buộc nhân viên phải ngồi tại văn phòng để nghe – trả lời điện thoại của khách hàng.Tổng đài ảo đã giải quyết tất cả các hạn chế, nhược điểm của tổng đài truyền thống mà doanh nghiệp gặp phải đặc biệt là tích hợp nhiều tính năng vượt trội giúp quá trình chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả cao.Lợi ích vượt trội tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệpTổng đài ảo xây dựng trên công nghệ điện toán đám mây hoạt động ổn định 24/7. Doanh nghiệp không cần phải đầu tư mua thiết bị tổng đài rườm rà, chỉ cần kết nối internet với thiết bị như điện thoại, laptop, PC là đã có thể sử dụng tổng đài ảo. Tích hợp tính năng trả lời tự động (IVR) phân loại vấn đề hay nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng. Trả lời cuộc gọi tự động cung cấp thông tin cơ bản về sản phẩm/ dịch vụ hay chương trình khuyến mãi cho khách hàng nhanh nhất, hạn chế việc chờ máy lâu.Với tổng đài ảo cho phép gửi tin nhắn đến hàng nghìn khách hàng trong cùng một lúc dựa trên nội dung đã thiết lập sẵn. Gửi tin nhắn cảm ơn sau khi mua hàng, tặng voucher khuyến mãi. Tạo sự bất ngờ cho khách hàng qua những tin nhắn chúc mừng vào ngày sinh nhật, các ngày lễ trong năm thể hiện quan tâm của doanh nghiệp đến khách hàng của mình.Cho phép lưu trữ và cập nhật thông tin khách hàng nhanh chóng và tiện lợi, ghi chú những vấn đề cần lưu ý sau mỗi cuộc gọi. Sau đó phân chia từng nhóm khách hàng riêng như: nhóm khách hàng chưa giới thiệu, nhóm khách hàng đã giới thiệu, nhóm khách hàng đã ký hợp đồng,…Từ đó đưa ra các chính sách ưu đãi và chăm sóc tốt hơn cho từng nhóm khách hàng khác nhau.Hỗ trợ ghi âm cuộc gọi giúp kiểm tra chất lượng cuộc gọi từ nhân viên đảm bảo quá trình chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả. Giúp doanh nghiệp tích hợp và sử dụng số di động để tiếp nhận cuộc gọi đến/đi mà không cần sử dụng sim hay các thiết bị nào.Hỗ trợ kết nối với các đầu số tổng đài 1900, 1800, 024xx, 028xx,… Không giới hạn số lượng cuộc gọi trong cùng một thời điểm và chỉ hiển thị duy nhất một đầu số di động.
Gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí, không cần phải lắp đặt đi dây phức tạp vẫn có thể phân chia nhiều máy nhánh. Các phòng ban hoặc các chi nhánh dễ dàng kết nối với nhau để trao đổi thông tin và dữ liệu, không giới hạn vị trí địa lý.
Doanh nghiệp có thể tự tạo nhạc chờ cho thương hiệu là tiếng các MC nổi tiếng hay tiếng nhạc riêng biệt của doanh nghiệp tăng nhận diện thương hiệu.Theo thống kê hiện nay tổng đài ảo giúp:
Tiết kiệm 50% chi phí cước gọi hàng tháng.
Hơn 98% tỷ lệ cuộc gọi thành công.
Tăng 90% tỷ lệ nhận cuộc gọi
Đảm bảo chất lượng cuộc gọi đến 95%.
Hướng dẫn lắp đặt tổng đài ảoĐối với tổng đài truyền thống việc lắp đặt và đăng ký hệ thống phải trải qua quy trình phức tạp và nhiều thủ tục rườm rà. Nhưng với tổng đài ảo chỉ cần vài bước đơn giản đã có thể thiết lập xong hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp.
Bước 1: Doanh nghiệp chọn gói cước phù hợp.
Bước 2: Chọn đầu số cố định để gọi đi và gọi đến.
Bước 3: Lên kịch bản lời chào, phân chia các các cuộc gọi đến cho từng bộ phận hoặc nhân viên để dễ dàng quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng.
Bước 4: Kích hoạt dịch vụ, bàn giao và hướng dẫn sử dụng.
Khi có đầy đủ thông tin, nhà cung cấp sẽ kích hoạt và thiết lập dịch vụ theo yêu cầu đã trao đổi trước đó với doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ được tư vấn chi tiết cách sử dụng và vận hành dịch vụ như thế nào.Sau khi được tư vấn, hoàn thành các thỏa thuận giữa 2 bên, nhân viên của nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo sẽ tiến hành lắp đặt và bàn giao dịch vụ sớm nhất cho doanh nghiệp.
Hãy truy cập ngay https://omicall.com/để được sử dụng dịch vụ tiện ích này.Hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCMChi Nhánh Hà Nội Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà NộiChi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
Tổng đài truyền thống tồn tại trong nhiều thập kỷ, đã phổ biến và quá quen thuộc với nhiều doanh nghiệp. Để lắp đặt hệ thống tổng đài đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư chi phí cao và mỗi tháng trả cước gọi thoại quá mắc. Sau một thời gian sử dụng lại tốn thêm chi phí sửa chữa các thiết bị hư hỏng, bảo dưỡng để duy trì chất lượng vận hành.Việc lưu trữ thông tin khách hàng qua sổ sách hay file làm chậm quá trình truy xuất thông tin để biết được nhu cầu, lịch sử giao dịch trước đó của khách hàng. Doanh nghiệp nếu muốn kết nối các phòng ban, chi nhánh với nhau phải đi mạng lưới phức tạp cần nhiều chi phí và thời gian thực hiện. Với tổng đài truyền thống bắt buộc nhân viên phải ngồi tại văn phòng để nghe – trả lời điện thoại của khách hàng.Tổng đài ảo đã giải quyết tất cả các hạn chế, nhược điểm của tổng đài truyền thống mà doanh nghiệp gặp phải đặc biệt là tích hợp nhiều tính năng vượt trội giúp quá trình chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả cao.Lợi ích vượt trội tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệpTổng đài ảo xây dựng trên công nghệ điện toán đám mây hoạt động ổn định 24/7. Doanh nghiệp không cần phải đầu tư mua thiết bị tổng đài rườm rà, chỉ cần kết nối internet với thiết bị như điện thoại, laptop, PC là đã có thể sử dụng tổng đài ảo. Tích hợp tính năng trả lời tự động (IVR) phân loại vấn đề hay nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng. Trả lời cuộc gọi tự động cung cấp thông tin cơ bản về sản phẩm/ dịch vụ hay chương trình khuyến mãi cho khách hàng nhanh nhất, hạn chế việc chờ máy lâu.Với tổng đài ảo cho phép gửi tin nhắn đến hàng nghìn khách hàng trong cùng một lúc dựa trên nội dung đã thiết lập sẵn. Gửi tin nhắn cảm ơn sau khi mua hàng, tặng voucher khuyến mãi. Tạo sự bất ngờ cho khách hàng qua những tin nhắn chúc mừng vào ngày sinh nhật, các ngày lễ trong năm thể hiện quan tâm của doanh nghiệp đến khách hàng của mình.Cho phép lưu trữ và cập nhật thông tin khách hàng nhanh chóng và tiện lợi, ghi chú những vấn đề cần lưu ý sau mỗi cuộc gọi. Sau đó phân chia từng nhóm khách hàng riêng như: nhóm khách hàng chưa giới thiệu, nhóm khách hàng đã giới thiệu, nhóm khách hàng đã ký hợp đồng,…Từ đó đưa ra các chính sách ưu đãi và chăm sóc tốt hơn cho từng nhóm khách hàng khác nhau.Hỗ trợ ghi âm cuộc gọi giúp kiểm tra chất lượng cuộc gọi từ nhân viên đảm bảo quá trình chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả. Giúp doanh nghiệp tích hợp và sử dụng số di động để tiếp nhận cuộc gọi đến/đi mà không cần sử dụng sim hay các thiết bị nào.Hỗ trợ kết nối với các đầu số tổng đài 1900, 1800, 024xx, 028xx,… Không giới hạn số lượng cuộc gọi trong cùng một thời điểm và chỉ hiển thị duy nhất một đầu số di động.
Gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí, không cần phải lắp đặt đi dây phức tạp vẫn có thể phân chia nhiều máy nhánh. Các phòng ban hoặc các chi nhánh dễ dàng kết nối với nhau để trao đổi thông tin và dữ liệu, không giới hạn vị trí địa lý.
Doanh nghiệp có thể tự tạo nhạc chờ cho thương hiệu là tiếng các MC nổi tiếng hay tiếng nhạc riêng biệt của doanh nghiệp tăng nhận diện thương hiệu.Theo thống kê hiện nay tổng đài ảo giúp:
Tiết kiệm 50% chi phí cước gọi hàng tháng.
Hơn 98% tỷ lệ cuộc gọi thành công.
Tăng 90% tỷ lệ nhận cuộc gọi
Đảm bảo chất lượng cuộc gọi đến 95%.
Hướng dẫn lắp đặt tổng đài ảoĐối với tổng đài truyền thống việc lắp đặt và đăng ký hệ thống phải trải qua quy trình phức tạp và nhiều thủ tục rườm rà. Nhưng với tổng đài ảo chỉ cần vài bước đơn giản đã có thể thiết lập xong hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp.
Bước 1: Doanh nghiệp chọn gói cước phù hợp.
Bước 2: Chọn đầu số cố định để gọi đi và gọi đến.
Bước 3: Lên kịch bản lời chào, phân chia các các cuộc gọi đến cho từng bộ phận hoặc nhân viên để dễ dàng quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng.
Bước 4: Kích hoạt dịch vụ, bàn giao và hướng dẫn sử dụng.
Khi có đầy đủ thông tin, nhà cung cấp sẽ kích hoạt và thiết lập dịch vụ theo yêu cầu đã trao đổi trước đó với doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ được tư vấn chi tiết cách sử dụng và vận hành dịch vụ như thế nào.Sau khi được tư vấn, hoàn thành các thỏa thuận giữa 2 bên, nhân viên của nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo sẽ tiến hành lắp đặt và bàn giao dịch vụ sớm nhất cho doanh nghiệp.
Hãy truy cập ngay https://omicall.com/để được sử dụng dịch vụ tiện ích này.Hotline: 0287 1010 898 – 0899 90 98 68CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCMChi Nhánh Hà Nội Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà NộiChi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh