Phần mềm quản lý nhà thuốc hiệu quả
Hiện nay trên cả nước có khoảng gần 41.500 nhà thuốc. Theo yêu cầu của bộ Y Tế, đến hết năm 2013 thì toàn bộ các nhà thuốc này phải chuyển lên dạng nhà thuốc theo tiêu chuẩn GPP (hiện nay cả nước chỉ có 38 nhà thuốc đạt tiêu chuẩn ấy, nguồn Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng http://tinyurl.com/lcgor7).
Một trong những tiêu chuẩn để xây dựng nhà thuốc GPP là nhà thuốc ấy sẽ phải quản lý bán thuốc bằng phần mềm. Sau đây xin giới thiệu với các bạn làm ở nhà thuốc một phần mềm miễn phí hỗ trợ quản lý thuốc hiệu quả theo yêu cầu của bộ Y Tế. Phần mềm này tải miễn phí tại địa chỉ http://tinyurl.com/nn3wrv. Ngoài ra, bạn cũng cần thêm các công cụ hỗ trợ là Crystal Reports tải tại http://tinyurl.com/lmx68z và Net Framework 2.0 tại địa chỉ http://tinyurl.com/32xpvs.
Bây giờ, bạn tiến hành cài đặt trước file Net Framework 2.0, sau đó cài file Crystal Reports và cuối cùng mới cài file GPP.msi. Sau khi cài xong, bạn mở chương trình lên, lúc đó sẽ có 2 cửa sổ mở ra, bạn nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2921cs28fxd9_b để tắt nó đi. Trước tiên, bạn cần lên thông tin về các đối tượng có liên quan trong nhà thuốc bằng cách sử dụng các khung khai báo trong mục “Danh mục”. Trong này, bạn sẽ được hỗ trợ khai báo thông tin một cách nhanh chóng bằng cách điền vào các mẫu thiết kế sẵn với giao diện trực quan, dễ thao tác. Các thông tin khai báo rất đa dạng, bao gồm thông tin liên quan đến Bác sĩ kê toa, Dược sĩ bán thuốc, quản lý nhà thuốc, Khách hàng mua thuốc, Loại biệt dược, Biệt dược, Hoạt chất chính trong thuốc, Vật tư, Nước sản xuất, Nhà cung cấp thuốc ấy, Đơn vị tính theo viên hay theo vỉ, và loại Bệnh mà thuốc có tác dụng.
Một lưu ý là khi bạn khai báo các thông tin thì trong cửa sổ thao tác sẽ có các nút lệnh sau: “Xóa trắng” được dùng khi bạn muốn thêm thông tin trên một lưới dữ liệu nào đó, nút này sẽ xóa trắng tất cả các hộp thoại để điền thông tin dữ liệu, “Thêm” được dùng khi bạn đã nhấn nút “Xóa trắng” và điền đầy đủ các thông tin cần thêm vào, dữ liệu cần thêm sẻ được lưu vào lưới dữ liệu. “Sửa” - bạn phải chọn dòng dữ liệu muốn cập nhật trên lưới sau đó thay đổi thông tin trên hộp thoại nhập dữ liệu tương ứng, và khi muốn cập nhật lại dữ liệu thì bạn chọn nút cập nhật. “Xóa” được dùng khi bạn muốn xóa đi một dòng thông tin nào đó trên lưới, bạn phải chọn dòng dữ liệu cần xóa và nhấn nút này. “Thoát” được dùng khi bạn muốn thoát khỏi cửa sổ làm việc hiện hành. Một lưu ý khác là khi thông tin của một danh mục đã được sử dụng trong danh mục khác, bạn muốn xóa thông tin đó thì phải xóa thông tin tương ứng tại các danh mục liên quan.
Trong mục “Hóa đơn”, công cụ hỗ trợ bạn in hóa đơn theo mẫu của bộ Tài Chính một cách nhanh chóng và chính xác để bạn có thể quản lý việc xuất nhập thuốc hiệu quả hơn. Mục “Hóa đơn nhập” dùng để nhập thông tin chi tiết hóa đơn nhập và danh mục hàng tồn kho được quản lý dựa trên lý do nhập. Khi muốn nhập một phiếu nhập hàng hoặc khai báo hàng tồn kho, bạn nhấn nút “Xóa trắng” sau đó điền các thông tin thủ tục của hóa đơn nhập và các thông tin mặt hàng đã nhập trong phiếu. Để thêm các mặt hàng bằng cách chọn loại sản phẩm, chọn sản phẩm( thuốc hoặc vật tư y tế), chọn nước sản xuất (nếu cần), và điền đầy đủ các thông tin về số lô, hạn dùng, thành tiền (chưa thuế), chương trình sẻ tự động tính đơn giá (đã có VAT) dựa trên đơn vị tính của sản phẩm mà bạnchọn, thông tin đơn giá bán do bạn nhập hoặc có thể tự tính theo thặng số được nhập trong ô VAT (ví dụ thặng số là 20%, 15%, 10% …).
Khi đã điền các thông tin của sản phẩm bạn nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2925gv89wmhm_b để nhập sản phẩm đó vào lưới danh mục sản phẩm tương ứng với hóa đơn nhập, khi muốn thêm một sản phẩm khác vào lưới thì bạn lại tiếp tục chọn lại sản phẩm và điền các thông tin về số lô, số lượng… của sản phẩm đó, muốn lưu thông tin sản phẩm bạnlại nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2925gv89wmhm_b, muốn cập nhật thông tin sản phẩm bạn chọn dòng thông tin muốn cập nhật và thay đổi thông tin ở các textbox tương ứng sau đó nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2925gv89wmhm_b để cập nhật thông tin, muốn xóa thông tin bạnchọn dòng thông tin và nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2926gz6vjcdv_b. Muốn lưu thông tin của phiếu nhập bạn vừa nhập thì nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2925gv89wmhm_b(ở góc trái dưới màn hình). Khi bạn muốn cập nhật thông tin của một phiếu nhập nào đó thì chọn phiếu muốn cập nhật trên lưới sau đó thay đổi các thông tin thủ tục và thông tin sản phẩm của phiếu đó (lưu ý khi lô hàng đã được xuất bán thì ta không nên thay đổi số lô) sau đó nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2927hch7qn92_b. Khi muốn xóa thông tin của phiếu nhập nào đó thì bạn chọn phiếu muốn xóa và nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2926gz6vjcdv_b. Thông tin sau khi nhập có thể xuất ra máy in bằng cách nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2928d9bghvhc_b.
Trong “Hóa đơn xuất”, bạn nhập thông tin hóa đơn xuất các sản phẩm được bán cho khách hàng. Khi muốn nhập một hóa đơn xuất, bạn nhấn nút “Xóa trắng” sau đó điền các thông tin khách hàng (nếu bán lẻ cho khách thì không cần nhập các thông tin này), tên bác sĩ kê toa và các mặt hàng muốn xuất bán. Bạn thêm các mặt hàng muốn xuất bán bằng cách chọn loại sản phẩm, chọn sản phẩm( thuốc hoặc vật tư y tế), chọn lô hàng muốn xuất bán (nếu bạn không chọn lô thì chương trình sẻ tự động lấy lô có hạn sử dụng gần nhất), điền các thông tin số lượng xuất, giá bán.
Khi đã điền các thông tin của sản phẩm bạn nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2925gv89wmhm_b để nhập sản phẩm đó vào lưới chi tiết phiếu xuất, khi muốn thêm một sản phẩm khác vào lưới thì bạn lại tiếp tục chọn lại sản phẩm và chọn các thông tin về số lô, số lượng… của sản phẩm đó, muốn lưu thông tin sản phẩm bạn nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2925gv89wmhm_b, muốn cập nhật thông tin sản phẩm bạn chọn dòng thông tin muốn cập nhật và thay đổi thông tin ở các textbox tương ứng sau đó nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2925gv89wmhm_b để cập nhật thông tin, muốn xóa thông tin bạn chọn dòng thông tin và nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2926gz6vjcdv_b.Muốn lưu và in hóa đơn thông tin của phiếu xuất bạn vừa nhập thì nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2931f7nz7cg4_b (ở góc trái dưới màn hình) hoặc nhấn F6. Khi bạn muốn cập nhật thông tin của một phiếu xuất nào đó thì chọn phiếu muốn cập nhật trên lưới sau đó thay đổi các thông tin thủ tục và thông tin sản phẩm của phiếu đó sau đó nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2932gqnmhxdb_b. Khi muốn xóa thông tin của phiếu xuất nào đó thì bạn chọn phiếu muốn xóa và nhấn nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2926gz6vjcdv_b (ở góc trái dưới màn hình).
Khi thuốc sắp hết hạn, công cụ sẽ tự động báo cho bạn biết để bạn có thể nhanh chónh có phương án xử lý thích hợp. Muốn thế, trong mục “Báo cáo” > “Sản phẩm sắp hết hạn” để in thông tin chi tiết các sản phẩm sắp hết hạn, ngoài ra thông tin này còn được xuất hiện khi khởi động chương trình. Để in ra giấy các thông tin này, bạn nhấp nút http://docs.google.com/File?id=d7c2gpr_2934ft5dwfgj_b là xong. Để biết thuốc nào sắp hết hàng, bạn mở mục “Sản phẩm sắp hết số lượng” là xong. Trong mục “Báo cáo thống kê” liệt kê rất nhiều thông tin về các hàng còn tồn trong kho, thông tin chi tiết về việc nhập hàng, kiểm kê hàng, các hóa đơn mua bán. Trong mục “Báo cáo danh mục”, công cụ giúp bạn liệt kê chi tiết các thông tin liên quan Bác sĩ kê toa, Dược sĩ bán thuốc, quản lý nhà thuốc, Khách hàng mua thuốc, Loại biệt dược, Biệt dược, Hoạt chất chính trong thuốc, Vật tư, Nước sản xuất, Nhà cung cấp thuốc ấy, Đơn vị tính theo viên hay theo vỉ, và loại Bệnh mà thuốc có tác dụng.
Cuối cùng, để tìm kiếm một loại thuốc, một lô hàng hoặc hóa đơn kê toa nào đó thì bạn chỉ việc vào mục “Báo cáo” > “Tìm kiếm” rồi chọn mục tương ứng là xong. Bằng cách này, bạn dễ dàng truy nhanh các loại thuốc, hóa đơn và đơn thuốc mình cần. Đặc biệt, mục “Tìm kiếm lô hàng” giúp bạn tìm kiếm thông tin 1 lô thuốc hoặc thuốc, vật tư y tế bao gồm những hóa đơn xuất có liên quan đến lô thuốc đó và những khách hàng đã mua lô thuốc, thuốc này. Chức năng này phục vụ chức năng thu hồi thuốc trong nhà thuốc GPP rất tốt.
Trong mục “Hệ thống” > “Xem bảng niêm yết” sẽ giúp bạn in ra danh sách giá thuốc cho tất cả loại thuốc có trong hiệu thuốc. Ngoài ra, trong mục “Hệ thống” > “Cảnh báo”, ở pop-up hiện ra, bạn có thể thiết lập để chương trình thông báo cho bạn biết một sản phẩm sắp hết hạn hoặc sản phẩm sắp hết số lượng theo thán, và báo cho bạn biết một sản phẩm bán sắp hết để bạn nhập thêm hàng mới.
THeo xahoithontin.com.vn
