SOP là viết tắt của từ gì? Hướng dẫn vận hành quy trình chuẩn SOP
Sop là viết tắt của từ gì?
SOP là viết tắt của từ Standard operating procedure – Quy trình thao tác chuẩn, là một hệ thống quy trình được tạo ra với mục đích hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. Nếu thực hiện đúng theo các bước trong quy trình đó sẽ giúp chúng ta tránh khỏi các sai sót có thể xảy ra, đặc biệt giúp cho người mới nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc.
>> Tìm hiểu thêm: Chứng nhận ISO 9001
Các quy trình thao tác chuẩn SOP được áp dụng trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau như y tế, hàng không, khách sạn, nhà hàng, giáo dục, công nghiệp… và cả quân sự.
Một số định nghĩa khác liên quan đến SOP
Như giới thiệu ở trên thì các bạn đã biết SOP được áp dụng phổ biến ở rất nhiều lĩnh vực đúng không? Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu một số định nghĩa khác của SOP mà bạn cần biết.
SOP là gì trong sản xuất?
SOP trong sản xuất là hệ thống quy trình được lập ra nhằm đảm bảo cho mọi quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ được diễn ra theo đúng chuẩn mực và đạt chất lượng nhất. Từ đó, hạn chế tối đa được các sai sót có thể xảy ra, giúp cho người lao động hình thành được thói quen làm việc theo quy trình chung nhằm nâng cao năng suất lao động cũng như hiệu quả công việc.
>> Tìm hiểu thêm: Báo giá chứng chỉ ISO 9001
SOP là gì trong ngành Dược?
SOP trong ngành Dược được định nghĩa là quy trình hay thao tác chuẩn được văn bản hóa về các trình tự, thao tác hoạt động trong nhà thuốc, kiểm soát chặt chẽ các quá trình mua, bán dược phẩm và định hình chất lượng sản phẩm... sao cho đạt hiệu quả nhất.
Các quy trình chuẩn này cần phải được xây dựng và thông qua với tất cả các nhân viên, lấy ý kiến của họ để có thể tạo thành một SOP hoàn thiện và chuẩn xác nhất. Sau đó, chủ nhà thuốc sẽ phê duyệt và quy trình sẽ chính thức có hiệu lực (lưu ý: cần ghi rõ thời gian: ngày, tháng, năm trên văn bản).
SOP là gì trong xuất, nhập khẩu?
SOP trong xuất, nhập khẩu là hệ thống quy trình thao tác chuẩn bao gồm tổng thể nhiều công việc có liên quan đến: hàng hóa, vận chuyển, đóng gói, lưu kho và bảo quản hàng hóa cho đến khi được tiêu thụ đến tay người tiêu dùng. Hệ thống thao tác chuẩn SOP này sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tối đa thời gian, công sức cũng như tiền bạc một cách có hiệu quả.
Lợi ích khi sử dụng quy trình thao tác chuẩn SOP
- Tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất bởi việc xây dựng quy trình cụ thể giúp công việc trở nên thuần thục, chủ động và nhanh chóng hơn
- Góp phần hạn chế và ngăn ngừa lãng phí các nguồn tài nguyên
- Đảm bảo chất lượng ổn định nhất, tăng năng suất làm việc: cụ thể, công việc được thực hiện theo quy trình SOP luôn được hoàn thành đúng thời hạn và hoàn thành theo một cách giống nhau.
>> Tìm hiểu thêm: Quy trình chứng nhận ISO 9001
Qua đó có thể thấy, việc xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP là một trong những công cụ hữu ích giúp cho các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả và khoa học hơn. Hay nói cách khác, quy trình này đóng một vai trò quan trọng trong việc vận hành và phát triển của một doanh nghiệp.
Làm sao để xây dựng được một quy trình thao tác chuẩn SOP?
Bất cứ một ngành nghề nào nếu muốn xây dựng được một quy trình thao tác chuẩn SOP đều cần trải qua những bước dưới đây:
- Bước 1: Lập danh sách các quy trình công việc
- Bước 2: Lập kế hoạch cho SOP
- Bước 3: Trao đổi với nhân viên về quy trình SOP
- Bước 4: Ghi chú xem xét quá trình
- Bước 5: Cập nhật SOP thường xuyên
Bên cạnh đó, để việc vận hành quy trình SOP đạt hiệu quả cần lưu ý một số điểm sau đây:
- Tất cả các công việc đều phải có SOP
- Nội dung cần rõ ràng và dễ hiểu để các nhân viên đều có thể tiếp thu cũng như thực hiện được
- Các SOP phải được xem xét, phê duyệt và ban hành bởi những người có thẩm quyền, đồng phải phải luôn được xem xét và cập nhật thường xuyên
- Nội dung và hình thức có thể thay đổi linh hoạt để phù hợp với từng bộ phận, phòng ban.
>> Tìm hiểu thêm: Tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Hướng dẫn vận hành quy trình chuẩn SOP
Để áp dụng quy trình chuẩn SOP một cách hiệu quả, bạn nên tham khảo các quy chuẩn vận hành của SOP không chỉ với đối với nhân viên mà cả với cấp quản lý.
Đối với cấp quản lý
Nhà quản lý là người trực tiếp hướng dẫn và truyền đạt quy trình SOP đến nhân viên cấp dưới. Do đó, người quản lý cần nắm được các quy trình công việc, kiểm soát công việc chặt chẽ, kịp thời phát hiện và xử lý những sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện. Đồng thời, người quản lý cần phải biết cách lắng nghe ý kiến nhân viên về các vấn đề phát sinh hoặc không phù hợp để không ngừng hoàn thiện và cải tiến quy trình SOP.
Đối với nhân viên
Nhân viên là đối tượng trực tiếp thực hiện công việc và chịu trách nhiệm làm theo quy trình SOP chuẩn dưới sự hướng dẫn của cấp trên. Vì vậy, họ phải có ý thức tự giác hoàn thành tốt công việc được giao và không làm sai nghiệp vụ của mình. Đồng thời, nhân viên có thể góp ý, đề xuất các giải pháp cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng như giúp cho công việc đạt hiệu quả cao hơn.
>> Tìm hiểu thêm: Tổ chức cấp chứng nhận ISO
Tuy nhiên, cần lưu ý, nhân viên không phải là người đặt ra quy trình SOP nên họ không được tự ý sáng tạo hoặc thay đổi quy trình có sẵn. Mọi sự thay đổi phải được xin ý kiến, đề xuất và thông qua với cấp trên trước khi thực hiện. Đặc biệt, nhân viên cần lắng nghe ý kiến đóng góp khách quan của khách hàng để có những đề xuất nhằm cải thiện quy trình SOP hiệu quả hơn.
Chắc hẳn với những chia sẻ trên đây của chúng tôi thì các bạn đã hiểu được SOP là viết tắt của từ gì rồi đúng không? Hy vọng ngoài vấn đề trên, các bạn sẽ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của quy trình thao tác chuẩn SOP, từ đó ứng dụng hiệu quả vào công việc cũng như doanh nghiệp của mình. Nếu có bất kỳ điều gì thắc mắc cần giải đáp, vui lòng liên hệ cho chúng tôi qua hotline 0976.389.199 để được hỗ trợ tận tình và kỹ lưỡng nhất!
