Công nghệ mạng xã hội bùng nổ. Mạng xã hội nội bộ cho doanh nghiệp

[Ngô Ngọc Hoa]

Công nghệ mạng xã hội bùng nổ. Không chỉ các cá nhân dùng mạng xã hội mà giờ đây mỗi doanh nghiệp cũng có nhu cầu sở hữu trang mạng nội bộ của riêng mình.

Trong kỷ nguyên đề cao sự giao tiếp và chia sẻ thông tin này, nhu cầu kết nối và cá nhân hóa là rất cao. Đối với doanh nghiệp kinh doanh cũng không ngoại lệ. Họ cần những môi trường làm việc trực tuyến và riêng tư.

88% nhân viên sử dụng một mạng xã hội nào đó tại nhà và cũng mong muốn có trải nghiệm tương tự tại nơi làm việc. Một nghiên cứu khác do Weber Shandwick kết hợp với KRC Research thực hiện cho thấy sau khi trải qua một sự thay đổi tại nơi làm việc (như công ty gặp khủng hoảng, tiến hành M&A, hay có nhân viên bị sa thải…), 55% số người được hỏi cho rằng họ muốn được kết nối mạng xã hội doanh nghiệp nhiều hơn.

Nhiều doanh nghiệp ngày nay cũng đã áp dụng nhiều giải pháp quản lý bằng công nghệ quản lý hiện đại 4.0 để giúp xây dựng doanh nghiệp gắn kết hơn, là cách quản lý nhân viên hiệu quả và hiện đại hơn. Họ đã đưa mô hình mạng xã hội doanh nghiệp nội bộ vào hoạt động, ở đó mọi nhân viên đều có không gian làm việc và sinh hoạt riêng, hòa cùng với môi trường chung của doanh nghiệp. Các nhà quản lý sau khi đưa mạng xã hội doanh nghiệp vào hoạt động đã cảm thấy an tâm hơn và thu được nhiều kết quả tích cực cả về truyền thông lẫn hiệu suất công việc.

Mạng xã hội nội bộ giúp quản lý giải quyết được 4 vấn đề sau:

1. Rút ngắn khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên

Một việc quan trọng mà nhà lãnh đạo cần làm là cho nhân viên thấy được kế hoạch phát triển của công ty đồng thời truyền cảm hứng cho nhân viên để họ tiếp tục công việc của mình. Và mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp là nơi truyền lữa tuyệt vời của nhà lãnh đạo.

Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp giúp cuộc đối thoại giữa các cấp, các bộ phận chức năng trong tổ chức trở nên dễ dàng, kịp thời hơn. Nghiên cứu cho thấy việc CEO sử dụng và quản lý mạng xã hội tại doanh nghiệp sẽ cho phép nhân viên có nhiều cơ hội để giao tiếp trực tiếp với lãnh đạo. Mặt khác, việc sử dụng mạng xã hội cũng giúp các CEO hiểu được những gì đang xảy ra trong công ty.

2. Cho nhân viên định hình tương lai

Ý kiến đóng góp xây dựng của nhân viên, cũng sẽ là nền tảng tuyệt vời cho các nhà lãnh đạo cũng cố và phát triển doanh nghiệp, đồng thời ở đó nhân viên cảm nhận được sự coi trọng của mình, gia tăng sự yêu thích công việc, gắn bó với doanh nghiệp hơn. Đồng thời Khi có sự thay đổi trong công việc tại doanh nghiệp, mọi nhân viên đều cảm thấy mơ hồ, lo lắng. Lúc này truyền thông nội bộ sẽ là nơi để các nhân viên nêu ý kiến của mình giúp nhà lãnh đạo hiểu được và nhằm góp phần định hình các kế hoạch tương lai của công ty, hỗ trợ cho quá trình chuyển đổi. Tập đoàn IBM và BASF cũng đã sử dụng cách thu thập ý kiến từ nhân viên để xác định lại giá trị công ty và có ý tưởng để cắt giảm chi phí hoạt động.

3. Thắt chặt tình cảm của nhân viên và doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều có một con đường phát triển riêng, Khi chúng ta dùng chữ “cộng đồng” để miêu tả về phương tiện truyền thông xã hội, nghĩa là chúng ta định nghĩa rằng đó là nơi mà mọi người có thể đến để thảo luận, hợp tác và trao đổi kinh nghiệm.

Khi Pfizer tiến hành cuộc cải tổ lớn vào năm 2007, họ đã tìm đến 10 nhân viên và nói chuyện với họ. Họ chọn những người đại diện trong từng cơ cấu tổ chức, và chia sẻ những kinh nghiệm thực tế trước máy quay. “Nhật ký video” này được thực hiện trong suốt 3 tháng. Nội dung video được ghi ra đĩa CD để toàn bộ nhân viên của Pfizer sẽ nhìn vào hành trình, kinh nghiệm đối mặt với các khó khăn của đồng nghiệp mình nhằm thay đổi sự hiểu biết, tăng sự tự tin của nhân viên.

4. Giúp nhân viên thay đổi hành vi

Mạng xã hội hay truyền thông nội bộ giúp nhà lãnh đạo và nhân viên có phương tiện thuận lợi để khen ngợi và nhận những lời tán thưởng của nhau. Ví dụ, Công ty Symantec đã hợp tác với Globoforce để tung ra nền tảng xã hội sau khi sáp nhập, giúp nhân viên chia sẻ văn hóa công ty trong cách làm việc. Kết quả là gần 40% nhân viên đã được công nhận những nỗ lực vào dịp tổng kết cuối năm, khiến mức độ hài lòng của nhân viên tăng thêm 16%.

Một số công ty khác sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để thay đổi hành vi của nhân viên gồm: thay đổi cách làm việc, thúc đẩy kết nối nhân viên với nhau hay với người hướng dẫn để nâng cao kỹ năng.

Làm thế nào để đưa mạng xã hội nội bộ và hoạt động tại doanh nghiệp?

Nhiều doanh nghiệp đang có xu hướng sử dụng giải pháp quản lý theo công nghệ mới, công nghệ 2.0 để tạo ra tương tác 2 chiều trong doanh nghiệp. Để việc chuyển đổi trơn tru và nhân viên dễ hòa nhập, Doanh nghiệp nên sử dụng nền tảng mạng xã hội mà nhân viên quen thuộc, hoặc một hệ quản trị tương tự như vậy để nhân viên không phải quá khó để hoàn nhập. Các công cụ được chọn phải hỗ trợ việc chuyển đổi ngay lập tức và phục vụ nhu cầu dài hạn của doanh nghiệp.

Tiếp theo là sự tham gia tích cực của các lãnh đạo, nhân viên. Hãy chắc chắn rằng xây dựng mạng xã hội nằm trong kế hoạch chuyển đổi của doanh nghiệp và có sự tham gia của các giám đốc điều hành. Sau đó, doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ nhân viên có tầm ảnh hưởng – những người có thể tham gia điều hành mạng xã hội nội bộ này. Dần dần đưa các hoạt động công việc của doanh nghiệp và mạng xã hội, tạo nên một môi trường hoạt động thường xuyên, liên tục của nhân viên.

Mạng xã hội doanh nghiệp nội bộ đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay chính là Bitrix24, Với cấu hình dễ sử dụng, cách thức, giao diện tương tự như Facebook, vì vậy khi doanh nghiệp sử dụng mạng xã hôi này sẽ rất dễ dàng cho sự hòa nhập của nhân viên. Điều đặc biệt Bitrix24 tích hợp nhiều công cụ quản lý công việc, và các hệ thống quản lý và vận hành doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng hơn, toàn bộ công việc của doanh nghiệp được tự động hóa khi dùng Bitrix24.

Tại Việt Nam, Vitranet24 là đơn vị cung cấp và triển khai chính hãng các gói dịch vụ Bitrix24, để phù hợp hơn với văn hóa Việt, Vitranet24 đã cho ra phiên bản Bitrix24 tiếng việt với nhiều tính năng phù hợp hơn dễ thích ứng với người dùng.
Từ năm 2013 cùng với sự bùng nổ công nghệ mạng xã hội này hàng nghìn tổ chức tại Việt Nam đã sử dụng nó như là công cụ không thể thiếu, từ các ngân hàng lớn, các tổng công ty tới đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ.
Để vững bước vào kỷ nguyên sắp tới có lẽ bất kỳ một đơn vị, tổ chức, cá nhân nào đó cũng sẽ có nhu cầu hoặc chắc chắn sẽ sử dụng 1 trang mạng xã hội nội bộ cho riêng mình.

(Nguồn: Vitranet24.com)