5 bước đơn giản để có một bản in excel đẹp như tranh

[admin]

Bạn cảm thấy quá “mệt mỏi” khi cứ phải in đi in lại tài liệu từ file excel, chỉ một bản nho nhỏ thôi nhưng cũng phải mất đến 5, 6 tờ giấy. Hay phải mất hàng giờ chỉ để in được một bản tài liệu excek đẹp như ý xếp. Để chấm dứt tình trạng đó, hãy làm theo các bước thủ thuật tin học đơn giản sau đây, đảm bảo bạn sẽ có một bản tài liệu đẹp như tranh vẽ.

Bước 1: Chuyển phần trình bày thành dạng bảng

Đây là được xem như “bước làm đẹp” cho bản tài liệu của bạn. Dù có là cao thủ excel thì cũng sẽ bó tay với một file lộn xộn chưa qua chỉnh sửa. Với thủ thuật tin học này, đầu tiên chúng ta hãy tân trang lại cho nó đã. Có một thủ thuật tin học trong excel để người dùng dễ dàng xem và kiểm tra nội dung, đó là chuyển nội dung sang dạng bảng. Bạn chỉ bôi đen phần nội dung mình muốn và ấn tổ hợp phím Ctrl + L.



Sau đó ấn OK, vậy là một bảng biểu gọn gẽ đã hiện ra



Bước 2: Chọn vùng muốn in



Bôi đen vùng in sau đó đến tab Page Layouttrên thanh công cụ và chọn Print Area -> Set Print Area.

Bước 3: Chọn “Wrap Text” để chữ trong mỗi ô hiện ra hết

Bình thường chữ trong các ô sẽ chỉ trải hàng ngang và không nhìn thấy được hết, thủ thuật tin học lúc này cần dùng là bạn hãy chọn Wrap Textđể những dòng chữ tự động dồn xuống hàng nhé.



Bước 4: Căn chỉnh trang in theo kích thước và số trang bạn muốn

Đây được xem là phần quan trọng nhất để bản in đẹp và vừa trang giấy. Bạn hãy xem tập tin của mình trong chế độ “Print preview mode” bằng cách ẩn ổ hợp phím Ctrl + F2.

Trong Preview Group hãy ấn chọn vào ô Show Margins, những thanh căn chỉnh lề sẽ xuất hiện. Bạn chỉ cần kéo, thả để sắp xếp vị trí nội dung trên trang giấy như mong muốn.



Cũng trong trang preview này, chọn Page Setup, nhập giá trị mình mong muốn vào phần Fit To. Ví dụ bạn chọn “Fit to 1 page wide by 1 page tall” (như hình) thì tất cả nội dung sẽ chỉ hiển thị trong một trang. Lưu ý là vì dồn tất cả lại 1 trang nên nội dung chữ của bạn sẽ bị nhỏ đi, bạn có thể chọn đặt tờ giấy nằm ngang (Landscape) trong mục Orientation để có nhiều không gian hơn.

Bước 5: Làm cho bản in đẹp hết chỗ chê

Bước này dành cho những người thật sự khó tính muốn bản in của mình đẹp đến từng centinet.

Vẫn trong Page Setup, bạn chọn tabMargin và ấn chọn 2 mục Horizontallyvà ‘ Vertically .



Chuyển sang tab Header/Footer click Custom Header hoặc Custom Footer để thêm chữ, số trang, hình ảnh…



Vậy là bạn đã hoàn thành 5 bước đơn giản nhất để có một bản in hoàn hảo rồi.