3 bước tránh đơn hàng tồn đọng và quản lý tồn kho hiệu quả

[Sagitran]

ĐƠN HÀNG TỒN ĐỌNG

ĐƠN HÀNG TỒN ĐỌNG LÀ GÌ VÀ NGUYÊN NHÂN GÂY TỒN ĐỌNG HÀNG HÓA?

Hiểu một cách đơn giản, một đơn đặt hàng tồn đọng có nghĩa là đơn hàng chưa thể giao do số lượng sản phẩm chưa đáp ứng đơn hàng vì tồn kho không đủ hoặc chưa có trong kho. Điều thường xảy ra do nhu cầu về sản phẩm tăng đột biết do với dự kiến của doanh nghiệp hoặc do mức tồn kho quá thấp để đáp ứng nhu cầu hiện tại.
ĐƠN HÀNG TỒN DỌNG CÓ HẠI CHO DOANH NGHIỆP KHÔNG?

Câu trả là là “Có”. Với vị trí là khách hàng thì chắc chắn không ai trong chúng ta vẫn cảm thấy hài lòng khi sản phẩm hoặc dịch vụ mình muốn không có sẵn. Điều này không chỉ làm tổn hại đến trải nghiệm của khách hàng hiện tại mà còn ảnh hưởng ít nhiều đến thương hiệu và mối quan hệ khách hàng của doanh nghiệp bạn. Vậy làm thế nào để bạn ngăn chặn các đơn đặt hàng tồn đọng?
3 BƯỚC ĐỂ TRÁNH ĐƠN HÀNG TỒN ĐỌNG GIÚP QUẢN LÝ TỒN KHO HIỆU QUẢ

Bước 1: Tìm hiểu yếu tố ảnh hưởng đến đơn hàng tồn đọng, bao gồm cả mức tồn kho

Yếu tố quan trọng nhất trong việc ngăn chặn các đơn đặt hàng tồn kho là doanh nghiệp kiểm soát được mức tồn kho của mình. Nếu doanh nghiệp không có đủ sản phẩm trong kho, họ sẽ gặp phải tình trạng đơn hàng tồn đọng. Nhưng kiểm soát được hàng tồn kho trong tay mới chỉ là một yếu tố. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý tất cả những yếu tố ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng đang vận hành như: hàng tồn kho đang vận chuyển, dự báo doanh số bán hàng, hiệu suất bán hàng trước đây và thậm chí cả tác động từ các nhà cung cấp của bạn…

Vậy làm thế nào để bạn giữ mức hàng tồn kho của mình đủ cao để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhưng đủ thấp để doanh nghiệp đảm bảo không giữ hàng tồn kho dư thừa? Đó là cần xác định các yếu tố ảnh hưởng đến mức tồn kho của mình. Việc này hoàn toàn có thể thực hiện được bằng cách sử dụng các công cụ giải quyết vấn đề có cấu trúc như sơ đồ cây (CT Trees) hoặc biểu đồ xương cá (Fishbone). Dưới đây là ví dụ về công cụ brainstorm (động não) sử dụng sơ đồ Xương cá trong Minitab Workspace.
Phần mềm Minitab đang phân tích các yếu tố có tể tác động đến hàng tồn khoBước 2: Thu thập dữ liệu

Khi đã xác định được các yếu tố ảnh hưởng đến các đơn hàng tồn đọng, bạn sẽ muốn thu thập dữ liệu về chúng. Việc thu thập dữ liệu hàng tồn kho của bạn có thể đến từ nhiều nguồn và hệ thống, đồng thời quá trình cần chuẩn bị dữ liệu này của bạn có thể mất rất thời gian. Bạn phải cân nhắc lượng dữ liệu cần thu thập.

Ví dụ, việc xem xét dữ liệu trong vòng 5 năm trở lại có lẽ là quá nhiều và thậm chí là không khả thi. Thu thập dữ liệu của một vài tháng gần nhất có thể hợp sẽ lý hơn, vì vậy hãy sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn để lựa chọn một khoảng thời gian sẽ lấy dữ liệu có thể phản ánh được toàn bộ quá trình hoạt động của bạn. Bạn có thể nhờ bộ phận CNTT của mình trợ giúp hoặc tận dụng công cụ hợp nhất dữ liệu mạnh mẽ như Minitab Connect, để truy cập, tích hợp và chuẩn bị dữ liệu của bạn để phân tích.
Bạn muốn tìm hiểu thêm về Minitab Connect? Tìm hiểu thêm tại đây.


Bước 3: Phân tích dữ liệu của bạn bằng phân tích dự đoán

Khi dữ liệu của bạn được thu thập, đã đến lúc bạn thực hiện phân tích. Ở bước này, cách phân tích kinh doanh truyền thống và trực quan hóa dữ liệu có thể không ra mang lại hiệu quả vì kết quả có khả năng xuất hiện rất cao là: hàng tồn kho của bạn càng ít, đơn hàng tồn đọng càng nhiều! Vì chúng tôi đã biết điều này nên những gì chúng tôi đang tìm là cách xác định: Có một yếu tố quan trọng nào khác là nguyên nhân chính dẫn đến các đơn đặt hàng bị tồn đọng không? Có mức tồn kho nào là tối ưu để có thể giảm thiểu các đơn hàng tồn đọng mà không bị tồn kho quá nhiều và sản xuất quá mức không? Điều này cần đến phân tích dự đoán.
Nguồn: Minitab Việt Nam