Ưu điểm của việc quản lý văn bản tài liệu trực tuyến

[Ngocmai858]

Trong số tất cả những ưu điểm tuyệt vời của việc lưu trữ tài liệu trên phần mềm quản lý văn bản trực tuyến, một số ưu điểm tốt nhất được liệt kê dưới đây:


1. Lưu trữ tài liệu cô đọng


Việc lưu trữ tài liệu thông thường phức tạp hơn nhiều. Lưu trữ dữ liệu trên giấy chiếm một không gian lớn hơn trong văn phòng. Đây được coi là một chi phí lãng phí đối với công ty vì không có tổ chức nào có thể giữ tất cả các tài liệu trên giấy được bảo mật ở tình trạng tốt nhất mãi mãi. Các trang bị hoen ố, sờn rách và cuối cùng bị bỏ đi.

2. Truy xuất dữ liệu dễ dàng


Truy xuất dữ liệu trở nên dễ dàng hơn với quản lý tài liệu điện tử. Với quản lý dữ liệu tự động, các doanh nghiệp có thể tìm thấy thông tin quan trọng nhất từ dữ liệu điện tử chỉ bằng một cú nhấp chuột. Từ khóa phù hợp giúp bạn tìm nạp dữ liệu chính xác mà bạn đang tìm kiếm.


3. Tài liệu không bị mất


Các tài liệu trên giấy có nhiều khả năng bị thất lạc. Nếu doanh nghiệp của bạn chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác hoặc văn phòng của bạn không có nhiều không gian để sắp xếp các tệp đúng cách, bạn có thể gặp khó khăn trong việc tìm các tệp hoặc dữ liệu cần thiết trong khi tốn ít thời gian nhất. Những cuộc đấu tranh này càng trở nên căng thẳng hơn nếu cuối cùng bạn không tìm được tệp chính xác và coi như nó bị mất. Với hệ thống tài liệu điện tử, bạn không chỉ tìm thấy các tệp cần thiết một cách thuận tiện mà còn không bao giờ bị mất chúng. Ngay cả khi bạn vô tình xóa hoặc làm hỏng tất cả dữ liệu điện tử của mình, công nghệ thông tin luôn cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn khôi phục dữ liệu có thể giúp bạn lấy lại dữ liệu bị mất hoặc thất lạc.


4. Lưu trữ tài liệu điện tử là an toàn


Hệ thống Lưu trữ tài liệu điện tử an toàn và bảo mật hơn so với cách thức xử lý dữ liệu trên giấy. Nó chiếm ít không gian hơn. Đây cũng là tùy chọn đáng tin cậy nhất để quản lý một lượng lớn dữ liệu cho bất kỳ công ty nào, đặc biệt là dữ liệu quan trọng và nhạy cảm nhất. Dữ liệu này bao gồm nhóm khách hàng, tài chính và thông tin tiết lộ khác mà lý tưởng nhất là sẽ được lưu giữ giữa ban quản lý cấp cao hơn của công ty.


5. Quản lý khắc phục thảm họa


Thật không may, nhiều công ty không nghĩ đến kế hoạch hành động khôi phục dữ liệu trong trường hợp xảy ra bất kỳ thảm họa tự nhiên nào như hỏa hoạn, lũ lụt, bão hoặc bất kỳ “Trời xui xẻo” nào khác. Trong trường hợp khẩn cấp như vậy, các tài liệu trên giấy chủ yếu bị hủy. Tuy nhiên, tài liệu điện tử có thể được đặt rất thuận tiện trên các máy chủ khác nhau ở nhiều địa điểm với chi phí hiệu quả, do đó bạn có thể khôi phục tài liệu đó ngay lập tức bất cứ khi nào cần.


Lưu trữ tài liệu điện tử là một trong những phương pháp kế toán tuyệt vời nhất mà hầu hết các công ty đều tuân theo để quản lý dữ liệu của họ. Như đã đề cập ở trên, lưu trữ tài liệu điện tử có rất nhiều lợi thế. Điều duy nhất có khả năng được coi là nhược điểm của quản lý tài liệu điện tử là làm thế nào để quyết định hệ thống nào phù hợp về mặt kỹ thuật để thích ứng với việc quản lý dữ liệu của công ty bạn và tìm những chuyên gia phù hợp để quản lý chúng ở đâu.
Phần mềm quản lý văn bản trực tuyến của ACEO là phần mềm tổ chức và lưu trữ các loại tài liệu khác nhau cho bạn bằng điện tử.


Bạn có thể tìm hiểu và TRẢI NGHIỆM DÙNG THỬ phần mềm ACEO để giúp bạn quản lý công tác hồ sơ bản hiệu quả hơn. Phân hệ quản lý văn bản trên ACEO sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực để:


Số hoá quy trình tiếp nhận văn bản đến – đi

• Nhận và phát hành văn bản nội bộ
• Nhận và phát hành văn bản theo trục liên thông văn bản điện tử quốc gia.
• Tự động sinh số ký hiệu văn bản và hỗ trợ tính năng chọn số.

Xây dựng văn phòng thông minh không giấy tờ

• Hạn chế tối đa việc sử dụng văn bản giấy.
• Số hoá toàn bộ dữ liệu và quy trình xử lý.
• Giảm thiểu tình trạng thất lạc, hư hỏng văn bản.
• Tra cứu văn bản thông minh, nhanh chóng, dễ dàng.

Hỗ trợ nhiều tiện ích

• Tạo Email/Công việc từ văn bản để giao việc cho cá nhân trong hệ thống và ngoài hệ thống.
• Cho phép xem tài liệu trước khi tải về
• Cung cấp đầy đủ tính năng quản lý văn bản đến đi trên App Mobile ACEO

[avakidsmevabe]

thông tin bổ ích ạ, mình sẽ ghi chú lại cẩn thận