“Lưu ý gì khi forward (chuyển tiếp) email?” MSO chia sẻ

[mso]

Trong quá trình sử dụng bất cứ một phần mềm gửi thư chuyên nghiệp nào, người dùng có lẽ sẽ cần đến tính năng chuyển tiếp thư. Chính vì vậy, chúng tôi đã chuẩn bị bài viết này để hỗ trợ người dùng giải đáp cho câu hỏi “Lưu ý gì khi forward (chuyển tiếp) email?”.
Tại sao người dùng cần phải forward (chuyển tiếp) email?

Trước khi tìm hiểu về những lưu ý gì khi forward (chuyển tiếp) email, hãy cùng chúng tôi điểm qua một vài những trường hợp mà người dùng có thể sử dụng tính năng này:

• Gửi cùng một nội dung email tới một hoặc nhiều người nhận khác nhau vừa tiết kiệm thời gian lại hạn chế tối đa các bước thao tác.
  
• Thông báo cho chính người nhận biết rằng thông điệp được thực hiện theo đúng email gốc ban đầu. Cách này sẽ giúp cho nội dung của email được toàn vẹn, hạn chế những sai sót trong quá trình triển khai các bước soạn thảo lại từ đầu đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác.
  
• Chuyển tiếp nội dung hoặc tệp đính kèm nằm trong email, tệp và nội dung sẽ được giữ nguyên để chuyển tiếp giúp người dùng không cần phải tải tệp về máy để thao tác chuyển gửi lại từ đầu.
  
• Tạo một ngữ cảnh phù hợp để forward email, người dùng có thể chủ động bổ sung thêm nội dung với lời nhắn gửi đến người nhận khi chuyển tiếp email nhằm hạn chế sự hiểu lầm không đáng có.
  
• Chuyển tới địa chỉ email của người nhận mới, được sử dụng rất tiện lợi trong chính trường hợp người dùng có email mới. Bởi lẽ, nếu bạn bè, đồng nghiệp hoặc đối tác có gửi email đến địa chỉ thư cũ thì người dùng vẫn có thể chuyển tiếp đến thư mới để theo dõi.

Sau khi đã cùng chúng tôi tìm hiểu rõ hơn về những lý do gì sao nên sử dụng tính năng forward (chuyển tiếp) email. Tiếp đến, hãy cùng tham khảo thêm về những lưu ý quan trọng khi sử dụng tính năng này.
Lưu ý gì khi forward (chuyển tiếp) email?

Trước khi tiến hành forward (chuyển tiếp) email, người dùng cần nắm rõ một vài những lưu ý quan trọng được chúng tôi tổng hợp như sau:
Xác nhận việc chuyển tiếp email là đúng

Lưu ý đầu tiên mà người dùng cần biết chính là việc xác nhận địa chỉ email forward (chuyển tiếp) email đã chính xác hay chưa. Rất nhiều người dùng vội vàng và không kiểm tra kỹ càng bước này chính vì vậy mà người cần nhận lại không nhận được email mà người không cần nhận thì có thể xem email. Đây chính là một trong những sai lầm tai hại dẫn đến việc rò rỉ thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, trước khi tiến hành chuyển tiếp email, người dùng nên kiểm tra chắc chắn địa chỉ email lại một lần nữa trước khi chọn nút Gửi.
Bổ sung thêm bình luận

Có rất nhiều các email chuyển tiếp được gửi y xì đúc như khi nhận được, điều này sẽ khiến người nhận được chuyển tiếp dễ bị hiểu nhầm về những ngôn ngữ, cách xưng hô. Chính vì vậy, người dùng có thể khắc phục vấn đề này bằng cahs bổ sung thêm vào mục bình luận để giải thích ý nghĩa và lý do vì sao forward (chuyển tiếp) email.
Xóa thông tin và nội dung không cho phép

Trong một số email quan trọng của doanh nghiệp sẽ chứa các thông tin mà người dùng không nên tiết lộ ra bên ngoài. Chính vì vậy, khi forward (chuyển tiếp) email người dùng cần kiểm tra nội dung của email chắc chắn sau đó xóa bỏ những không tin không được phép chuyển gửi ra bên ngoài. Ngoài ra, với những nội dung không quan trọng người dùng cũng có thể xóa bỏ để người nhận có thể tập trung hơn vào nội dung muốn đề cập đến.
Kết hợp sử dụng cùng BCC

Một trong những phương án để người nhận không thể biết email này được gửi từ tài khoản email gốc nào chính là sử dụng tính năng BCC có trong tất cả các dịch vụ email hiện nay. Người nhận sẽ chỉ xem được địa chỉ email của người gửi gần nhất. Bằng cách này, người dùng có thể bảo vệ thông tin người gửi email gốc một cách an toàn nhất.
Chửa sửa tiêu đề email

Với những người dùng chuyên nghiệp, khi tiến hành forward (chuyển tiếp) email ở phần tiêu đề sẽ được chỉnh sửa và bổ sung thêm ký tự viết tắt “Fw” hoặc “Fwd”. Khi đó, người nhận thấy xuất hiện email trong hộp thư sẽ dễ dàng xác nhận được rằng đây là thư được chuyển tiếp.

Nếu người dùng đã nắm rõ được 05 lưu ý quan trọng khi forward (chuyển tiếp) email được chúng tôi gợi ý bên trên thì việc triển khai sẽ diễn ra dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Tiếp đến, người dùng hãy cùng chúng tôi tham khảo các bước thực hiện chuyển tiếp email được áp dụng đối với email Outlook của Microsoft 365.
Hướng dẫn forward (chuyển tiếp) email Outlook dễ dàng

Khi sử dụng email Outlook hay bất cứ dịch vụ gửi thư chuyên nghiệp nào, người dùng cũng đều có thể ứng dụng tính năng forward (chuyển tiếp) email. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết mà người dùng có thể tham khảo để áp dụng với email Outlook:
Bước 1: Tiến hành đăng nhập ứng dụng Outlook 365 trên thiết bị với địa chỉ email và mật khẩu bản quyền đã được cấp trước đó.
Bước 2: Mở hộp thư đến và click chọn vào email mà người dùng muốn tiến hành chuyển tiếp.
Bước 3: Khi email được mở ra, người dùng chỉ cần click chọn Forward hoặc Chuyển tiếp, tiếp đến nhập địa chỉ người nhận, chỉnh sửa tiêu đề, nội dung theo mong muốn.
Bước 4: Click chọn Gửi/Send để hoàn tất.
Chỉ với 04 bước thực hiện như trên, người dùng đã (chuyển tiếp) email Outlook thành công.