Gợi ý cách sử dụng Onedrive đơn giản, hiệu quả từ MSO

[mso]

Onedrive là một giải pháp “hoàn hảo”, cho phép người dùng có thể lưu trữ trực tuyến các tệp tin, folder, hình ảnh, video, thậm chí là cả các tài liệu quan trọng. Theo đó, người dùng Onedrive sẽ không cần phải lưu trữ tài liệu theo cách truyền thống, rườm rà, hay phức tạp, mà vẫn đảm bảo tính bảo mật an toàn cho tài liệu. Dưới đây là cách sử dụng Onedrive hiệu quả cho người mới từ chia sẻ của các chuyên gia MSO.Tạo thư mục mới trên Onedrive

Để tạo tập tin hoặc thư mục mới trên Onedrive, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:Bước 1: Tại giao diện chính của Onedrive, người dùng click chọn New → Chọn định dạng file/thư mục mà mình muốn tạo. Cụ thể:

• Folder: Thư mục chứa các tập tin.
• Word document: Tập tin soạn thảo văn bản.
• Excel workbook: Sheet trang tính.
• Powerpoint presentation: Bản trình chiếu.
• Forms survey: Biểu mẫu khảo sát.
• Plain text document: Tập tin có định dạng .txt

Bước 2: Onedrive sẽ tùy theo định dạng mà người dùng click chọn để chuyển hướng ứng dụng. Ví dụ, khi người dùng click chọn Word document, hệ thống sẽ mở ra ứng dụng Word như hình dưới đây.

Bước 3: Người dùng có thể soạn thảo, chỉnh sửa, hoặc chia sẻ tập tin một cách dễ dàng vì nó đã được khởi tạo tại mục quản lý.

Tải file lên Onedrive

Nếu người dùng muốn tải tập tin lên Onedrive, thì thao tác cũng không quá phức tạp, nhanh gọn với các bước sau:Bước 1: Tại giao diện chính của Onedrive, người dùng click chọn Tải lên (trong đó, File - Tệp và Folder - Thư mục).

Bước 2: Click chọn tập tin, hoặc thư mục mà người dùng muốn tải dữ liệu lên → sau đó nhấn Upload.Bước 3: Người dùng chỉ cần giữ kết nối mạng Internet ổn định để dữ liệu có thể được tải lên một cách an toàn. Thao tác hoàn tất đơn giản.Tải file từ Onedrive về máy

Trường hợp người dùng muốn tải file từ Onedrive về máy cũng chỉ cần thực hiện theo các bước đơn giản, gọn nhẹ dưới đây:Bước 1: Truy cập Onedrive và click chuột phải vào tập tin/thư mục mà mình muốn tải về.Bước 2: Click Download và chờ hệ thống tải xuống là hoàn tất.*Lưu ý, ngoài tùy chọn Download, người dùng cũng có thể linh hoạt lựa chọn 1 trong các tùy chọn sau khi click chuột phải vào thư mục:

• Delete: Xóa tập tin
• Move to: Di chuyển tập tin
• Copy to: Tạo một bản sao từ tập tin.
• Rename: Đổi tên cho tập tin.
• Create album from folder: Tạo 1 album khác từ folder.
• Embed: Tạo mã nhúng cho tập tin để có thể chèn vào website.
• Details: Thông tin chi tiết của tập tin đó.

Xóa (hoặc phục hồi) tệp tin trên Onedrive

Để xóa hoặc khôi phục một tệp tin/thư mục trên Onedrive cũng rất đơn giản. Thường thì, vị trí các tệp tin và thư mục bị xóa sẽ được Onedrive lưu trữ tại Recycle Bin. Lúc này, người dùng chỉ cần click chọn Recycle Bin ở thanh công cụ phía bên trái và thực hiện với các thao tác đơn giản sau:Bước 1: Click chuột phải tại vị trí tệp tin/thư mục cần xóa hoặc khôi phục.Bước 2: Nhấn chọn Delete để xóa, hoặc nhấn Restore để khôi phục thư mục/tệp tin đã xóa. Lưu ý, vị trí khôi phục sẽ là vị trí mà tệp tin/thư mục đã bị xóa trước đó. Tệp tin/thư mục trong Recycle Bin sẽ được tự động xóa bỏ vĩnh viễn sau 30 ngày và hoàn toàn không thể khôi phục được nữa.

*Ngoài ra, người dùng cũng có thể click chọn Empty recycle bin để làm rỗng thùng rác. Tùy chọn Restore all items để khôi phục toàn bộ dữ liệu đã bị xóa.Cách chia sẻ tệp tin trên Onedrive

Onedrive hỗ trợ người dùng chia sẻ tệp tin/thư mục với nhiều người khác để dễ dàng cộng tác và chỉnh sửa chung dữ liệu. Thao tác cũng rất gọn nhẹ với các bước sau:Bước 1: Truy cập Onedrive và click vào tệp tin/thư mục cần chia sẻ → sau đó click chọn Share.

Bước 2: Tại mục Anyone with the link can edit, người dùng lựa chọn phân quyền phù hợp:

• Anyone with the link: Bất kỳ ai có link cũng đều có thể truy cập.
• Specific people: Chỉ những người có trong danh sách mới được phép truy cập.
• Allow editing: Quyền cho phép chỉnh sửa.
• Set expiration date: Ngày hết hạn, nếu click tùy chọn này thì sau khoảng thời gian xác định, Onedrive sẽ tự động vô hiệu hóa đường dẫn (link).
• Set password: Thiết lập mật khẩu khi người dùng truy cập tệp tin/thư mục.

Bước 3: Copy link (đường dẫn) để hoàn thành việc chia sẻ. Giờ đây, người dùng có thể chia sẻ link cho bất kỳ bạn bè, đồng nghiệp, hoặc đối tác tùy theo mục đích của mình.

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ chi tiết của MSO về cách sử dụng Onedrive cho người mới cực đơn giản, hiệu quả. Nếu còn vướng mắc, hãy trực tiếp liên hệ MSO qua thông tin dưới đây để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.THÔNG TIN LIÊN HỆ:Website: Mso.vn - Microsoft 365Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội.Hotline: 024.9999.7777Email: vphn@hvn.vn